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Organizar un evento de Pilates al aire libre puede ser mucho más que trasladar una clase fuera del estudio. Bien planificado, puede convertirse en una oportunidad para fortalecer la relación con los clientes, crear comunidad, aumentar la visibilidad del centro y acercar el Pilates a personas que todavía no lo conocen.
En un artículo publicado en The Core, el espacio de contenidos de Balanced Body, la instructora Nadia Gillespie reúne algunas de las claves para plantear este tipo de experiencias. Desde definir el objetivo y escoger la ubicación hasta preparar la sesión, comunicar el evento y mantener el contacto con los asistentes después de celebrarlo.
La clave está en entender la actividad como una experiencia completa y no únicamente como una clase en un entorno diferente.
Define el objetivo del evento de Pilates
Antes de elegir el lugar o preparar la sesión conviene responder a una pregunta: ¿qué quieres conseguir con el evento?
Los objetivos pueden ser muy diferentes. Celebrar el aniversario del estudio, reforzar la relación entre los alumnos, presentar el Pilates a nuevos usuarios, colaborar con otros negocios o simplemente ofrecer una experiencia distinta a la comunidad.
Definir este propósito desde el principio ayudará a tomar el resto de decisiones: número de asistentes, ubicación, duración, nivel de la clase, material necesario y forma de promocionarla.
Un evento pensado principalmente para los clientes actuales, por ejemplo, puede tener un carácter más social. Si el objetivo es atraer nuevos usuarios, será especialmente importante diseñar una sesión accesible y facilitar una primera toma de contacto positiva con el método.
Elige una ubicación adecuada para practicar Pilates al aire libre
La ubicación condiciona gran parte de la experiencia.
Parques, jardines, playas, terrazas o espacios privados exteriores pueden convertirse en buenos escenarios, pero deben analizarse desde un punto de vista práctico.
Es recomendable buscar una superficie suficientemente estable y cómoda para realizar los ejercicios, así como valorar la existencia de sombra, accesibilidad, baños cercanos y posibilidades de aparcamiento o transporte.
También será necesario comprobar previamente si el espacio requiere permisos o autorizaciones para desarrollar una actividad organizada.
Visitar la ubicación antes del evento permite detectar posibles dificultades y decidir cómo distribuir a los participantes, dónde situar al instructor y qué zonas pueden utilizarse para la recepción o el encuentro posterior.
Diseña una sesión para diferentes niveles
En un evento abierto pueden coincidir personas que practican Pilates habitualmente con otras que asisten a su primera sesión.
Por eso, normalmente resulta más adecuado diseñar una clase que pueda adaptarse a diferentes niveles de experiencia.
La prioridad debería estar en la calidad del movimiento, las indicaciones claras y la posibilidad de ofrecer modificaciones cuando sea necesario, evitando convertir el evento en una sesión excesivamente exigente.
Una experiencia positiva para alguien que descubre Pilates por primera vez puede ser mucho más valiosa que intentar realizar una programación demasiado compleja.
También conviene explicar al comienzo cómo se desarrollará la sesión y recordar a los asistentes que pueden adaptar los ejercicios a sus propias posibilidades.
Prepara el material y la logística
Una buena organización permite que tanto instructores como participantes puedan centrarse en disfrutar de la actividad.
El material dependerá del formato de la sesión, pero puede incluir esterillas, pequeños accesorios de Pilates, sistema de sonido, micrófono, elementos de señalización o material para la recepción de asistentes.
Es recomendable preparar una lista previa con todo lo necesario y determinar qué debe aportar el organizador y qué pueden traer los participantes.
La hidratación también merece especial atención cuando la actividad se realiza en el exterior.
Si el evento reúne a un número elevado de personas, contar con un pequeño equipo encargado de la recepción, organización del espacio y atención a los asistentes puede facilitar considerablemente el desarrollo de la jornada.
Ten en cuenta el clima y prepara un plan alternativo
El tiempo es uno de los factores que menos puede controlar el organizador y, al mismo tiempo, uno de los que más puede afectar a un evento exterior.
No basta con pensar únicamente en la lluvia. Un exceso de calor, una exposición prolongada al sol o unas condiciones de viento poco favorables también pueden dificultar la sesión.
Siempre que sea posible, conviene disponer de un plan alternativo: otra ubicación, un espacio cubierto, una fecha de reserva o un procedimiento claro de cancelación.
También es recomendable explicar con antelación a los participantes cómo recibirán información si las condiciones obligan a realizar algún cambio.
Convierte la clase en una experiencia
La sesión de Pilates es el centro del evento, pero no tiene por qué ser el único elemento.
Una recepción cuidada, música apropiada, un espacio para conversar al terminar o pequeñas colaboraciones con otros profesionales y negocios pueden ayudar a crear una experiencia más completa.
Por ejemplo, un estudio puede colaborar con especialistas relacionados con el bienestar, establecimientos locales o profesionales complementarios cuya participación tenga sentido para su comunidad.
Lo importante es que estos elementos apoyen el objetivo del evento y no resten protagonismo a la práctica.
Crear momentos para que los asistentes interactúen entre ellos también puede ayudar a fortalecer el sentimiento de pertenencia alrededor del estudio.
Promociona el evento con suficiente antelación
Incluso una actividad muy bien diseñada necesita una estrategia básica de comunicación.
Los clientes actuales pueden ser los primeros destinatarios. El estudio puede informarles a través de email, redes sociales, aplicaciones de reserva, cartelería o comunicación directa durante las clases.
Si uno de los objetivos es llegar a nuevas personas, también pueden resultar útiles las colaboraciones con negocios cercanos, profesionales del sector o comunidades locales.
La comunicación debería dejar claras cuestiones prácticas como:
- Fecha y horario.
- Ubicación.
- Duración de la actividad.
- Nivel recomendado.
- Material que deben llevar los participantes.
- Sistema de inscripción.
- Qué ocurrirá si las condiciones meteorológicas no permiten celebrar el evento.
Facilitar esta información reduce dudas y mejora la experiencia antes incluso de que empiece la actividad.
Aprovecha el contenido generado durante el evento
Una sesión al aire libre también puede convertirse en una oportunidad para generar contenido sobre la actividad del estudio.
Fotografías y pequeños vídeos pueden utilizarse posteriormente en redes sociales, newsletters o comunicaciones relacionadas con futuras ediciones.
Siempre debe tenerse en cuenta el consentimiento de los participantes antes de utilizar imágenes en las que puedan ser identificados.
El contenido generado permite prolongar la vida del evento más allá de la propia jornada y mostrar de una forma cercana cómo es la comunidad del estudio.
También puede servir para que las personas que no pudieron asistir descubran la actividad y se interesen por próximas convocatorias.
Mantén el contacto después del evento
El trabajo no termina cuando finaliza la última sesión.
Un mensaje de agradecimiento puede ser una forma sencilla de mantener el vínculo con los participantes. También se puede solicitar su opinión mediante una breve encuesta o compartir fotografías y contenidos de la jornada.
Para quienes han probado Pilates por primera vez, el seguimiento puede incluir información sobre próximas clases, sesiones de iniciación o servicios del estudio que puedan ayudarles a continuar.
El objetivo no debería ser realizar una promoción agresiva, sino facilitar que una buena experiencia puntual pueda transformarse en una relación más duradera con el centro.
Cómo puede ayudar un evento al aire libre a hacer crecer un estudio de Pilates
Los eventos de Pilates al aire libre pueden cumplir varias funciones al mismo tiempo.
Permiten ofrecer algo diferente a los clientes habituales, generar nuevos puntos de contacto con potenciales usuarios y hacer más visible la actividad del estudio fuera de sus propias instalaciones.
También pueden reforzar la comunidad. Practicar en un entorno distinto y compartir tiempo con otros asistentes ayuda a crear una experiencia que va más allá de una clase convencional.
La recomendación de Balanced Body parte precisamente de esta visión: planificar el evento teniendo en cuenta tanto la sesión como todo lo que ocurre antes y después.
Con un objetivo claro, una buena ubicación, una sesión accesible y una comunicación adecuada, una actividad de Pilates al aire libre puede convertirse en una herramienta para fortalecer la comunidad y acercar nuevas personas al estudio.
Preguntas frecuentes sobre los eventos de Pilates al aire libre
¿Qué se necesita para organizar una clase de Pilates al aire libre?
Es necesario definir el objetivo, seleccionar una ubicación adecuada, comprobar los permisos necesarios, preparar la sesión y organizar aspectos como material, hidratación, sonido, inscripción y comunicación con los participantes.
¿Dónde se puede organizar un evento de Pilates al aire libre?
Parques, jardines, playas, terrazas y otros espacios exteriores pueden ser adecuados siempre que dispongan de una superficie segura, suficiente espacio y las autorizaciones necesarias para realizar la actividad.
¿Cómo adaptar una clase de Pilates al aire libre para principiantes?
Conviene utilizar ejercicios accesibles, ofrecer diferentes opciones y priorizar las indicaciones claras y la calidad del movimiento. Esto permite que alumnos habituales y personas que practican Pilates por primera vez puedan participar en una misma sesión.
¿Cómo promocionar un evento de Pilates?
El estudio puede utilizar sus redes sociales, email, canales de reserva y comunicación directa con sus clientes. Las colaboraciones con otros profesionales o negocios locales también pueden ampliar la visibilidad del evento.
¿Qué hacer si llueve el día del evento?
Lo ideal es definir previamente un plan alternativo, como trasladar la actividad a un espacio cubierto, cambiar la fecha o cancelar la sesión. Los participantes deberían conocer con antelación cómo se les comunicarán posibles cambios.
Líder estratégico con más de 15 años de experiencia en el Sector de la Salud y el Bienestar, con una visión clara para la transformación digital, gestión del cambio y la innovación, y una habilidad innata para potenciar y hacer crecer las virtudes de las personas, poniéndolas siempre en el centro de cualquier estrategia.
