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Organizar um evento de Pilates ao ar livre pode ser muito mais do que simplesmente transferir uma aula para fora do estúdio. Se for bem planeado, pode tornar-se uma oportunidade para fortalecer a relação com os clientes, criar um espírito de comunidade, aumentar a visibilidade do centro e dar a conhecer o Pilates a pessoas que ainda não o conhecem.
Num artigo publicado no The Core, o espaço de conteúdos da Balanced Body, a instrutora Nadia Gillespie reúne alguns dos pontos-chave para organizar este tipo de experiências. Desde definir o objetivo e escolher o local até preparar a sessão, divulgar o evento e manter o contacto com os participantes após a sua realização.
O segredo está em entender a atividade como uma experiência completa e não apenas como uma aula num ambiente diferente.
Defina o objetivo da sessão de Pilates
Antes de escolher o local ou preparar a sessão, convém responder a uma pergunta: o que pretendes alcançar com o evento?
Os objetivos podem ser muito diferentes. Comemorar o aniversário do estúdio, reforçar a relação entre os alunos, dar a conhecer o Pilates a novos praticantes, colaborar com outras empresas ou simplesmente proporcionar uma experiência diferente à comunidade.
Definir este objetivo desde o início ajudará a tomar as restantes decisões: número de participantes, local, duração, nível da aula, material necessário e forma de a promover.
Um evento concebido principalmente para os clientes atuais, por exemplo, pode ter um caráter mais social. Se o objetivo for atrair novos utilizadores, será especialmente importante conceber uma sessão acessível e proporcionar um primeiro contacto positivo com o método.
Escolha um local adequado para praticar Pilates ao ar livre
A localização influencia em grande parte a experiência.
Parques, jardins, praias, esplanadas ou espaços exteriores privados podem tornar-se bons cenários, mas devem ser analisados de um ponto de vista prático.
É aconselhável procurar uma superfície suficientemente estável e confortável para realizar os exercícios, bem como ter em conta a existência de sombra, a acessibilidade, a proximidade de casas de banho e as possibilidades de estacionamento ou transporte.
Também será necessário verificar previamente se o espaço requer licenças ou autorizações para a realização de uma atividade organizada.
Visitar o local antes do evento permite identificar possíveis dificuldades e decidir como distribuir os participantes, onde colocar o formador e que zonas podem ser utilizadas para a receção ou para o encontro posterior.
Conceba uma sessão para diferentes níveis
Num evento aberto, podem encontrar-se pessoas que praticam Pilates regularmente com outras que estão a participar na sua primeira sessão.
Por isso, normalmente é mais adequado conceber uma aula que se possa adaptar a diferentes níveis de experiência.
A prioridade deve ser dada à qualidade do movimento, às instruções claras e à possibilidade de propor adaptações sempre que necessário, evitando que o evento se torne uma sessão excessivamente exigente.
Uma experiência positiva para quem descobre o Pilates pela primeira vez pode ser muito mais valiosa do que tentar seguir um programa demasiado complexo.
É também aconselhável explicar, logo no início, como se irá desenrolar a sessão e lembrar aos participantes que podem adaptar os exercícios às suas próprias capacidades.
Prepara o material e a logística
Uma boa organização permite que tanto os instrutores como os participantes se concentrem em desfrutar da atividade.
O material dependerá do formato da sessão, mas poderá incluir tapetes, pequenos acessórios de Pilates, sistema de som, microfone, elementos de sinalização ou material para o acolhimento dos participantes.
É aconselhável preparar antecipadamente uma lista com tudo o que é necessário e definir o que deve ser providenciado pelo organizador e o que os participantes podem trazer.
A hidratação também merece uma atenção especial quando a atividade é praticada ao ar livre.
Se o evento reunir um grande número de pessoas, contar com uma pequena equipa encarregada da receção, da organização do espaço e do atendimento aos participantes pode facilitar consideravelmente o desenrolar do evento.
Tem em conta o tempo e prepara um plano alternativo
O tempo é um dos fatores que o organizador menos consegue controlar e, ao mesmo tempo, um dos que mais pode afetar um evento ao ar livre.
Não basta pensar apenas na chuva. O calor excessivo, a exposição prolongada ao sol ou condições de vento desfavoráveis também podem dificultar a sessão.
Sempre que possível, é aconselhável ter um plano alternativo: outro local, um espaço coberto, uma data de reserva ou um procedimento claro de cancelamento.
É também aconselhável explicar antecipadamente aos participantes como receberão informações caso as circunstâncias obriguem a efetuar alguma alteração.
Transforme a aula numa experiência
A sessão de Pilates é o ponto central do evento, mas não tem de ser o único elemento.
Uma receção bem organizada, música adequada, um espaço para conversar no final ou pequenas colaborações com outros profissionais e empresas podem ajudar a criar uma experiência mais completa.
Por exemplo, um estudo pode colaborar com especialistas na área do bem-estar, estabelecimentos locais ou profissionais de áreas complementares cuja participação faça sentido para a sua comunidade.
O importante é que estes elementos contribuam para o objetivo do evento e não tirem o protagonismo à prática.
Criar momentos para que os participantes interajam entre si também pode ajudar a reforçar o sentimento de pertença em relação ao estúdio.
Divulga o evento com antecedência suficiente
Mesmo uma atividade muito bem concebida necessita de uma estratégia básica de comunicação.
Os clientes atuais podem ser os primeiros a ser informados. O estúdio pode informá-los por e-mail, redes sociais, aplicações de marcação, cartazes ou comunicação direta durante as aulas.
Se um dos objetivos for alcançar novas pessoas, as colaborações com empresas próximas, profissionais do setor ou comunidades locais também podem revelar-se úteis.
A comunicação deverá esclarecer questões práticas como:
- Data e hora.
- Localização.
- Duração da atividade.
- Nível recomendado.
- Material que os participantes devem trazer.
- Sistema de inscrição.
- O que acontecerá se as condições meteorológicas não permitirem a realização do evento?
Fornecer estas informações esclarece dúvidas e melhora a experiência antes mesmo de a atividade ter início.
Aproveita o conteúdo gerado durante o evento
Uma sessão ao ar livre também pode ser uma oportunidade para criar conteúdo sobre a atividade do estúdio.
As fotografias e os vídeos curtos podem ser utilizados posteriormente nas redes sociais, em newsletters ou em comunicações relacionadas com edições futuras.
Deve ter-se sempre em conta o consentimento dos participantes antes de utilizar imagens nas quais possam ser identificados.
O conteúdo gerado permite prolongar a vida do evento para além do próprio dia e mostrar, de forma próxima, como é a comunidade do estúdio.
Também pode servir para que as pessoas que não puderam comparecer descubram a atividade e se interessem por futuras edições.
Mantém o contacto após o evento
O trabalho não termina quando a última sessão acaba.
Uma mensagem de agradecimento pode ser uma forma simples de manter o contacto com os participantes. Também é possível solicitar a sua opinião através de um breve inquérito ou partilhar fotografias e conteúdos do evento.
Para quem experimentou o Pilates pela primeira vez, o acompanhamento pode incluir informações sobre próximas aulas, sessões de iniciação ou serviços do estúdio que possam ajudá-los a continuar.
O objetivo não deve ser realizar uma promoção agressiva, mas sim fazer com que uma boa experiência pontual se transforme numa relação mais duradoura com o centro.
Como é que um evento ao ar livre pode ajudar a expandir um estúdio de Pilates
As sessões de Pilates ao ar livre podem cumprir várias funções ao mesmo tempo.
Permitem oferecer algo diferente aos clientes habituais, criar novos pontos de contacto com potenciais utilizadores e dar maior visibilidade à atividade do estúdio fora das suas próprias instalações.
Também podem fortalecer a comunidade. Praticar num ambiente diferente e passar tempo com os outros participantes ajuda a criar uma experiência que vai além de uma aula convencional.
A recomendação da Balanced Body parte precisamente desta visão: planear o evento tendo em conta tanto a sessão como tudo o que acontece antes e depois.
Com um objetivo claro, uma boa localização, uma sessão acessível e uma comunicação adequada, uma aula de Pilates ao ar livre pode tornar-se uma ferramenta para fortalecer a comunidade e atrair novas pessoas para o estúdio.
Perguntas frequentes sobre os eventos de Pilates ao ar livre
O que é preciso para organizar uma aula de Pilates ao ar livre?
É necessário definir o objetivo, escolher um local adequado, verificar as autorizações necessárias, preparar a sessão e organizar aspetos como o material, a hidratação, o som, as inscrições e a comunicação com os participantes.
Onde é possível organizar um evento de Pilates ao ar livre?
Parques, jardins, praias, esplanadas e outros espaços ao ar livre podem ser adequados, desde que disponham de uma superfície segura, espaço suficiente e das autorizações necessárias para a realização da atividade.
Como adaptar uma aula de Pilates ao ar livre para principiantes?
É aconselhável utilizar exercícios acessíveis, oferecer diferentes opções e dar prioridade a instruções claras e à qualidade do movimento. Isto permite que os alunos habituais e as pessoas que praticam Pilates pela primeira vez possam participar na mesma sessão.
Como promover um evento de Pilates?
O estúdio pode recorrer às suas redes sociais, ao e-mail, aos canais de reserva e à comunicação direta com os seus clientes. As colaborações com outros profissionais ou empresas locais também podem aumentar a visibilidade do evento.
O que fazer se chover no dia do evento?
O ideal é definir antecipadamente um plano alternativo, como transferir a atividade para um espaço coberto, alterar a data ou cancelar a sessão. Os participantes devem saber com antecedência como lhes serão comunicadas eventuais alterações.
Líder estratégico com mais de 15 anos de experiência no setor da saúde e do bem-estar, com uma visão clara sobre a transformação digital, a gestão da mudança e a inovação, e uma capacidade inata para valorizar e desenvolver os pontos fortes das pessoas, colocando-as sempre no centro de qualquer estratégia.
